Gravity Forms

TUTORIAL Gravity Forms para crear formularios en WordPress

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Gravity Forms, es en mi opinión el mejor plugin de WordPress para crear formularios de diferentes tipos y combinaciones. Por ello, le dedico a este maravilloso plugin un tutorial para poder entenderlo mejor, personalizarlo, cómo crear formularios, etc.

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COMPRAR UNA LICENCIA

Lo primero que tenemos que hacer es comprar una licencia, que nos hará falta para poder obtener el plugin.

Las licencias que tiene este plugin, las dividen en 3 tipos:

  • Basic Licence: esta licencia nos otorga las características más básicas del plugin. Tiene un límite de solo uso para un dominio o sitio web, pero con la salvedad de que ya nos otorga la creación de formularios ilimitados, y algunos add-ons básicos. Es una buena opción, si lo que necesitas es solo crear formularios ilimitados en un único dominio o sitio web, sin necesitar la utilización de otros add-ons más profesionales. Su precio actual es de $59 / año *
  • Pro Licence: esta licencia es un calco de la Basic Licence, con la peculiaridad de que te permite instalar el plugin en 3 dominios o sitios web, e incorpora un paquete de add-ons profesionales junto a los básicos. Por tanto si necesitas instalar en más dominios este plugin o usar otros add-ons más profesionales, esta licencia es la que necesitarás. Su precio actual es de $159 / año *
  • Elite Licence: esta licencia es la más completa de todas, y por tanto te otorga las características que ofrecen las licencias Basic y Pro, con los añadidos de poder instalar el plugin en dominios ilimitados y WordPress multi-site, un soporte más prioritario y una colección de Elite Add-ons mucho más completa por si nos hiciera falta alguno. Su precio actual es de $259 / año *

* Los precios indicados en este tutorial, son los que el propietario del plugin indica a fecha de julio de 2018.

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INSTALACIÓN

Cuando activamos el plugin en el área de plugins de WordPress, lo que tenemos que hacer a continuación es una instalación de ajustes en un asistente que consiste en 4 pasos:

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    Lo primero de todo será introducir la licencia que hayamos adquirido, para poder así beneficiarnos de las actualizaciones automáticas, el instalador de los add-ons y el soporte del plugin:
Licencia Gravity Forms

En caso de que ya hubiésemos obtenido el plugin anteriormente y nuestra licencia ya nos hubiera caducado o la hubiésemos perdido, y queramos volver a instalar el plugin, lo que haríamos es hacerle un "bypass" en la instalación de la siguiente manera:

bypass Gravity Forms

Al pulsar el botón Siguiente, nos aparece esta pantalla, donde tenemos que marcar la casilla aceptando que "Entiendo los riesgos...":

bypass Gravity Forms sin licencia

Esto lo único que nos provocará es, que no podremos actualizar Gravity Forms cuando se publiquen correcciones de fallos y mejoras de seguridad, al no haberle introducido una licencia válida. Pero nos dejará utilizar el plugin perfectamente.

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    Lo segundo que haremos es desactivar las actualizaciones en segundo plano. A no ser que quieras que se actualicen automáticamente, pero yo al menos prefiero tener siempre el control de actualizaciones y hacerlo yo manualmente por si ocurriese algún problema de compatibilidad con WordPress. Como ves en la imagen, al desactivarlas te sale un aviso con esto que te comento y solamente marcas la casilla de "Entiendo y acepto el riesgo...":
Actualizaciones segundo plano Gravity Forms

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    Lo tercero que haremos es configurar unos Ajustes globales donde podremos poner nuestra moneda para después ser utilizada en los campos de precios y en los cálculos, activaremos el modo sin conflictos para que no interfiera con otros plugins y themes que tengamos, y dejaremos activado el menú de la barra de herramientas, ya que nos será bastante útil:
Ajustes Globales Gravity Forms

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    Por último, si todo ha ido perfectamente en el asistente de instalación, nos saldrá el siguiente mensaje:
Instalación completada Gravity Forms

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AJUSTES

ajustes Gravity Forms

Una vez instalado el plugin, vamos a configurar los ajustes que trae en el nuevo apartado de "Formularios" que nos ha aparecido en la administración de WordPress.

Ajustes generales

Ajustes Generales Gravity Forms
  • Licencia de soporte: La licencia vendrá ya ajustada aquí al haberla introducido en el paso anterior de la instalación del plugin. Si necesitásemos cambiarla por una nueva al no ser ya válida, sería aquí donde se introduciría la nueva.
  • Insertar CSS: Por defecto viene marcado en . Lo dejaremos en , a no ser que queramos desactivar la inserción del CSS de Gravity Forms en el tema que tengamos, por cualquier motivo de compatibilidad o errores. 
  • Uso de HTML5: Por defecto viene marcado en No. Pero yo lo pondría en Sí, ya que el lenguaje HTML5 es muchísimo más recomendable actualmente debido a todos los tipos de dispositivos móviles que usamos.
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    Modo sin conflictos: Esta opción estará activada o desactivada según lo hayamos ajustado en el paso nº 3 de los Ajustes Globales que vimos anteriormente en el asistente de instalación del plugin. Recomendable dejarlo en Activado, debido a que como dijimos no interfiera con otros plugins o themes que tengamos.
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    Moneda: Lo mismo nos ocurre con la moneda, estará ajustada la moneda que pusimos anteriormente en los Ajustes Globales del asistente de instalación del plugin.
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    Actualizaciones automáticas: Si cuando instalamos el plugin, marcamos la opción de desactivar las actualizaciones automáticas, aquí nos vendrá entonces desactivada. Como dijimos en la instalación, es preferible tener el control de actualizaciones por si ocurriese algún error, pero si quisiéramos volver a ponerlo en automático, aquí lo activaríamos.
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    Menú de la barra de herramientas: Mostrar el menú de la barra de herramientas también lo configuramos al instalar el plugin, por lo tanto si pusimos que lo mostrara, aquí saldrá como activado. Si quisiéramos ocultarlo, pues solamente tenemos que desactivarlo.
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    Registro: Este registro sirve para saber todo lo que ocurre con el plugin, pudiendo así depurar y solucionar errores internos. A no ser que lo necesitemos activar, por defecto viene desactivado y yo lo dejaría como está. Además seguro que teniéndolo desactivado nos ayudará a que no se ralentice más nuestro WordPress.

Ajustes de reCAPTCHA

Ajustes reCAPTCHA Gravity Forms

Este apartado, lo usaremos para configurar las claves que nos genera al utilizar el servicio gratuito de Google reCAPTCHA, y después poder utilizar campos reCAPTCHA en nuestros formularios para poder evitar así el pesado spam. Pero si no vamos a utilizar en formularios ningún campo reCAPTCHA, no necesitaremos configurar esta sección, y la dejaremos vacía.

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CREAR UN FORMULARIO

Crear nuevo fomulario gravity forms

Cuando creamos un nuevo formulario en Gravity Forms, nos saldrá el cuadro de la imagen de arriba, donde le ponemos un título y una descripción y empezamos a crearlo.

Al pulsar sobre el botón de crear formulario, nos aparece una pantalla con un tutorial donde nos indica en 5 pasos cómo tendremos que hacer para crearlo.

crear formulario nuevo Gravity Forms

Como es tontería que ponga yo por aquí de nuevo los 5 pasos, lo que vamos a centrarnos a continuación en este tutorial es, en explicar por encima cada campo que podemos añadir al formulario, los cuales están agrupados en 4 grupos de campos:

  • Campos estándar
  • Campos avanzados
  • Campos de entrada
  • Campos de precio

Tipos de pestañas al añadir un campo

Existen 3 tipos de pestañas cuando seleccionamos un campo y lo añadimos al nuevo formulario que estemos creando:

Pestañas Campos Gravity Forms
  • Pestaña General: esta pestaña variará su contenido dependiendo del tipo de campo que añadamos, y es donde configuramos dicho campo.
  • Pestaña Apariencia: la pestaña apariencia nos servirá para configurar la forma visual de cada campo. Normalmente trae casi siempre las mismas opciones para cada campo, que serían las siguientes:
Pestaña Apariencia Gravity Forms
  • Pestaña Avanzado: la pestaña Avanzado contiene diversas opciones específicas para el campo, que nos pueden ayudar o ser útiles para nuestro formulario. 
pestaña avanzado Gravity Forms
  • Etiqueta de administración del campo: esta opción sirve para cambiar el nombre del campo cuando estamos administrándolo, por ejemplo a través de las entradas recibidas en dicho campo o para la lógica condicional que veremos a continuación.
Etiqueta administración campo Gravity Forms
  • Valor predeterminado: esta opción nos pre-rellena el campo por nosotros con el valor que le pongamos. Es útil a veces para campos en los que queramos que tenga un valor inicial o común, y así el usuario no tener que molestarse en introducirlo. ¡Cuidado no confundirlo con la opción de "marcador de contenido" de la pestaña apariencia!, ya que en aquel caso no pre-rellena el campo con un valor sino que nos aparece un mensaje en forma de "pista" para que lo rellenemos. En cambio aquí sí que aparece ya rellenado con el valor que le hayamos puesto.
  • Habilitar entrada de contraseña: esta opción si la marcamos convierte nuestro campo en la típica caja de texto que al escribir nos muestra puntitos negros en lugar del texto que escribimos. Especialmente reservada para campos dedicados a la introducción de contraseñas.
  • Visibilidad: esta opción nos permite configurar la visibilidad de nuestro campo en 3 estados: visible, oculto (el campo está oculto cuando se ve el formulario. Útil cuando necesitas la funcionalidad de este campo pero no quieres que el usurario pueda verlo) y administrativo (sólo es visible al administrar entradas enviadas. El campo no es visible o funcional cuando se ve el formulario). 
  • Permitir al campo rellenarse dinámicamente: esta opción serviría para rellenar el campo a través de un parámetro que escribimos en la caja de texto que nos abre. Este parámetro después lo utilizaremos por medio de query strings, shortcode y/o hooks. 
  • Activar lógica condicional: esta opción nos otorga poder crear una serie de reglas basadas en los valores de otro campo para mostrarlo u ocultarlo. Por ejemplo si el valor que metemos en el primer campo es mayor o igual que cierta cifra, o si comienza por una letra, etc.

Menú superior

También nos aparece un menú en la parte superior, con diversas opciones sobre el formulario:

menu crear formulario Gravity Forms
  • Editar: es donde editamos el formulario, añadimos campos,...
  • Ajustes: donde configuramos unos ajustes globales para el formulario, las confirmaciones, las notificaciones,...Este apartado lo veremos a fondo más adelante del tutorial.
  • Entradas: donde veremos todo lo que se genere con el formulario que hayamos creado. Este apartado lo veremos a fondo más adelante del tutorial.
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    Previsualizar: para ir viendo cómo va quedando nuestro formulario.

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CAMPOS ESTÁNDAR

campos estandar Gravity Forms

Los campos estándar proveen una funcionalidad básica al formulario. Veamos a continuación cada uno de ellos.

Línea de texto

Este campo suele ser uno de lo más usados y comunes en los formularios y nos sirve para introducir cualquier texto corto que queramos introducir en nuestro formulario. Ejemplos comunes: nombre, primer apellido, segundo apellido, teléfono, email,...

Estos ejemplo comunes, como veremos más adelante también podremos ponerlos con el grupo de campos avanzados, ya que estarán especialmente diseñados para cada uso específico, lo que pasa es que a veces es preferible hacerlo de manera individual, o sin las reglas que nos ofrecen los campos avanzados, y por ello lo haremos con este tipo de campo.

Veamos un ejemplo de este campo línea de texto:

línea de texto Gravity Forms
  • 1
    Escribimos la etiqueta del campo, en este caso "Teléfono"
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    Escribimos una descripción del campo, para ayudar al usuario.
  • 3
    Marcamos la casilla "Máscara de entrada" solo en caso de que necesitemos que el usuario únicamente pueda introducir determinados datos de texto o con algún tipo de límite, etc. En este caso, elegimos personalizado y escribimos 9 cifras del número 9, para indicar que el teléfono debe de tener únicamente 9 cifras como podría ser el formato de un teléfono móvil.
  • 4
    Marcamos obligatorio, para no poder dejarlo vacío o sin datos.
  • 5
    Si quisiéramos que este campo fuera único, y no se repitan datos (ejemplo un NIF, CIF,...), pues marcaríamos esta opción.

Párrafo

El campo párrafo nos sirve para poder escribir un texto más amplio que los que podamos introducir con un campo de línea de texto. Es el típico campo para escribir el mensaje como hacemos en un correo electrónico o para detallar algo debido a que nos permite la introducción de más cantidad de caracteres.

Las opciones que trae son muy similares a las de un campo de línea de texto, exceptuando la ausencia de máscara de entrada y una nueva opción para limitar el nº de caracteres máximos que pueda contener el campo.

Campo párrafo Gravity Forms

Desplegable

El campo desplegable es el que comúnmente solemos utilizar en los formularios para elegir una opción determinada de un listado (provincias, países, edades,...).

campo desplegable en Gravity Forms

Con el botón añadir por lotes / Opciones predefinidas nos ahorraremos el tener que ir añadiendo cada opción de los desplegables más comunes y utilizados como pueden ser: Países, Edades, Géneros, Meses,...

Selector

El campo selector es idéntico a un campo desplegable, con la única diferencia de que en este podemos elegir más de una opción a la vez (pulsando la tecla CTRL). En cambio en un campo desplegable, únicamente podemos elegir una opción. También se diferencia en que no trae la opción "Sin duplicados" que sí trae el campo desplegable.

Campo selector Gravity Forms

Número

El campo número nos servirá para cualquier dato que tenga que ser de tipo numérico, y sus opciones de configuración nos otorgan la facilidad de poder usarlo en diferentes formatos de número, limitándolo a un rango específico que le indiquemos o dinámicamente a través de un cálculo matemático.

Campo número Gravity Forms

Casillas

Este campo es muy similar en configuración a un campo selector, incorporando una nueva opción llamada "Seleccionar todo" por si quisiéramos ofrecer al usuario en el formulario esa posibilidad de seleccionarse todas las casillas.

Campo casillas Gravity Forms

Botones selección

Este campo también es del estilo a los campos selector y casillas en cuanto a configuración, incorporando la nueva opción llamada "Habilitar opción 'Otra'", para añadir un campo de texto como opción final, para casos en los que el usuario no encontrase su opción dentro del listado. La gran diferencia de este tipo de campo frente a los campos selector y casillas es, que estos botones nos sirven para que en nuestro formulario únicamente podamos elegir una opción de todas las listadas.

campo botones de selección de Gravity Forms

Oculto

Este campo nos puede ser muy útil a veces para recopilar datos ocultos cuando un usuario rellena y envía un formulario. Por ejemplo, podríamos necesitar la fecha actual en la que se envía el formulario, o recopilar la dirección IP del usuario, etc. Esto lo haremos en la pestaña avanzada del campo, que es la que más usaremos dado que la pestaña general no la tendremos que utilizar casi nada porque únicamente trae una opción para configuración de la etiqueta del campo. En la opción de valor predeterminado de la mencionada pestaña avanzada, lo podremos configurar.

campo oculto gravity forms

HTML

El campo HTML es un campo que usaremos para incluir cualquier código en lenguaje HTML que necesitemos, como por ejemplo una capa personalizada con un determinado mensaje para avisar al usuario de algo antes de rellenar el formulario, o algún script de analytics, etc.

campo HTML Gravity Forms

Sección

El campo sección nos servirá para organizar nuestros campos dentro de un formulario, colocando un título o cabecera al empiece de cada grupo de campos. Por ejemplo, nuestro formulario podría tener primeramente un grupo de campos para la introducción de datos personales del usuario. Entonces primeramente pondremos un campo sección con la etiqueta Datos Personales, para identificarlos con ese título. Después, podríamos tener otro grupo de campos distintos, cuya sección podríamos llamar Otros Datos, etc.

campo seccion Gravity Forms

Página

El campo página sirve para organizar y dividir nuestro formulario en varias páginas. Al añadir el campo, nos muestra 3 tipos de opciones para configurar:

  • COMIENZO PAGINACIÓN
  • SALTO DE PÁGINA
  • FINAL PAGINACIÓN

La opción Comienzo Paginación, nos saldrá automáticamente al inicio de todos los campos que hayamos añadido al formulario. Nos servirá para configurar diversas opciones de la paginación, como indicar si queremos que muestre una barra de progreso o pasos para facilitarnos conocer por dónde nos encontramos cuando estamos rellenando el formulario, un color para dicha barra, un nombre a cada página, etc.

campo comienzo paginación Gravity Forms

La opción Salto de Página, servirá para indicar dónde queremos que finalice una página entre todos los campos que hayamos añadido al formulario. Tienes que tener en cuenta que si has añadido este campo página al final de todos los campos que hayas ido añadiendo, al previsualizar el formulario te saldrá un mensaje de aviso, indicándote que tienes que realizar el salto de página entre los campos que tengas:

Mensaje salto página Gravity Forms

Para ello, por tanto, tienes que arrastrar el campo Página la primera vez que lo añadas o después ya la opción de Salto de Página, a una zona de nuestro formulario que esté entre otros campos ya añadidos, para así proceder a realizar el salto de página que necesitamos.

Una vez arrastrado y colocado en su sitio correspondiente, esta opción de Salto de Página, lo que nos mostrará para configurar son los típicos botones de Siguiente y Anterior para pasar de una página a otra:

Salto de página Gravity Forms

La opción Final Paginación, se nos colocará automáticamente al final de todos los campos añadidos, y en ella configuraremos el texto que tendrá el botón final de página, para poder retroceder a la página anterior:

Final paginación Gravity Forms

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OTROS TIPOS DE CAMPOS

Entre los otros tipos de campos que podemos añadir al formulario, nos encontramos con: 

  • Campos avanzados: Los campos avanzados son para usos específicos. Habilitan formatos avanzados como Nombres, Email, Direcciones, CAPTCHA, etc.
  • Campos de entrada: Los campos de entrada te permiten añadir campos a tu formulario para crear borradores de entradas en WordPress usando los datos enviados.
  • Campos de precio: Los campos de precios permiten que tu formulario calcule el precio de productos y servicios.
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  • Dámaso Velázquez Álvarez

    Fantástico tutorial!!